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数字化加工咨询

随着多媒体技术越来越多的融入到人们的工作与生活中,移动存储成为各行业资源的基本配置,在传统纸质档案向数字档案发展的推动下,数字化加工领域造就了一个巨大的市场空间,而由专业性、地域性限制,这一块大蛋糕并非某个或某几个数字化加工企业就能消化,市场需要更多的加工团队投入其中,然而进行数字化加工服务并非有几台电脑和扫描仪就能应对,作为一个完整而专业化的服务体系,数字化加工服务也有着严谨的规则和流程以及操作规范。

大连恒智科技发展有限公司作为档案行业20年从业经验的老牌档案企业,有着丰富的数字化加工经验,从档案系统软件管理平台的开发和建设,到数字化加工服务,再到今天的数字化加工咨询服务,恒智严守“永恒专注、智慧造就”精神,在客户和同行业中收到良好口碑。

针对行业内数字化加工项目进行专项服务,根据客户提供的项目需求,协助客户拟定详尽的加工计划(包含质量标准、加工标准、进度计划、人员配置、加工系统等),确保能够保质保量的完成加工任务,帮助客户节省人力成本、时间成本,最大化加工收益。

第一部分:制定工作质量标准

工作质量标准的制定依据国家标准与行业标准文件,从对数字化加工成果的要求出发,制定最符合项目的质量标准文件,内容包括原始纸质档案的整理标准、电子数据的格式标准(如:存储格式、清晰程度、挂接方式、数据备份等)、验收标准等。

严格按照制定的标准完成数字化工作,可以顺利的通过客户的验收,避免返工、违约等风险。

附:国家标准与行业标准文件

《纸质档案数字化技术规范》

《文书档案文件及目录数字结构与数据交换格式》

《电子文件归档与管理规范》

《档案著录规则(DA/T18-1999)》

《档案数字化外包安全管理规范》(档办发【2014】7号)

第二部分:制定工作流程标准(全加工模式)

根据不同项目的项目需求、工作场地、人员情况,本着高效率低成本的原则,制定符合不同项目的流程标准。

全加工模式的流程一般包含提卷、还卷、扫描、录入、修图、质检、数据挂接等工序。

第三部分:提供现场培训指导

针对不同项目的实际情况,针对客户需求,派出专业档案数字化项目经理进行详细的现场指导,就拆卷、扫描、录入等具体环节进行现场演示及人员培训,协助现场数字化加工工作人员以最快的速度进入工作状态,减少工作中不必要的工序。

负责培训指导的项目经理标准:具有数年一线档案数字化加工经验,熟悉各种档案数字化加工流程和要点,具备独立带领团队进行项目的能力。

第四部分:制定工作进度计划

全局了解并掌握项目规模,包含档案情况、加工总量、加工工期等数据,以按期或提前完成项目为制定原则,协助制定详尽的加工工作进度计划。

将整体加工任务划分为几个阶段,并且根据实际工作进度进行适当调整,以指导加工人员有条不紊、保质保量地完成加工任务。

第五部分:制定项目人员配比

根据档案实际情况、加工标准、合同规定期限、加工场地限制以及人工成本等因素综合考量,协助制定出合理的项目人员配比计划。力求做到在保障加工成果质量达标的前提下,降低人力成本、缩短加工工期。

第六部分:配合数字化加工系统

近20年档案数字化加工工作经验、历经百余项数字化加工项目,无数次踏踏实实的实践操作中总结出的经验与技巧,全部融汇到公司自主研发的数字化加工系统——“恒智档案数字化加工系统V3.0”之中,从整体框架构建到具体加工录入操作,V3.0系统充分响应客户需求,从方便实际应用角度出发,注重细节,操作简便,功能完善强大,在项目进程中发挥着事半功倍的巨大优势,能够最大限度的提高工作效率,节省工作成本,受到众多客户的褒扬。


 
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